MANUAL DO EVENTO PERFEITO

MANUAL PARA UMA FESTA PERFEITA NA GREEN HOUSE OU OUTRO LOCAL.

Direcionado a pessoas prestes a festejar em nossa estrutura e que desejem gerenciar pessoalmente o seu evento em outro local. Este manual foi elaborado a fim de suprir as necessidades, evitar desperdício e acontecimentos inoportunos, presentes em diversas festas em que o autor gerenciou. É normal que certas coisas e situações para você pareça estranhas e não adequadas, mas torna-se necessário que você seja alertado, mesmo que não concorde, cabe ao autor lhe expor, porque você tem o direito de saber. O Ideal seria que você deixa-se todo o gerenciamento de sua festa nas mãos de um profissional, se possível um que já esteja acostumado com o local, mas caso a sua ideia não seja esta, iremos lhe expor todos os pormenores.

Local: a principio faça uma analogia como você fosse construir uma casa. Em primeiro lugar você irá adquirir um terreno para a construção (salão). Segundo passo a escolha dos moveis, e decoração; (cadeiras plásticas tipo bistrô ou metálicas, mesas de 4, 6, 8 ou 10 lugares, bancos mesas tipo bistrô). É lógico que se não houver pessoas de porte avantajado e dependendo da intimidade entre elas a capacidade das mesas pode ser maior. Terceiro passo a escolha da alimentação e bebidas; ( Buffet, coquetel com salgadinhos,rodízio de pizza ou panqueca, frios na tabua, bebidas; chope, cerveja, refrigerante e água mineral, destilados e drinks). Quarto passo a escolha dos profissionais, que são imprescindíveis como (segurança para os veículos, dj e garçons). Se você quiser investir um pouco mais poderá contratar também recepcionista, cerimonialista, bar tender, barman. recreacionistas e artistas. Quinto passo, contratar serviços de filmagem, fotografia, para eternizar o seu evento. Não esqueça de baners e cartazes sugestivos ao evento.

Salão: Local seguro é imprescindível, veja se o salão está em local seguro. Analise-o durante o horário em que acontecerá o evento, veja se possui iluminação publica no local onde serão estacionados os veículos dos convidados, veja se na redondeza, se existem câmeras de monitoramento, vigilantes ou guardas de firmas que são vizinham-se da estrutura. Avalie se a via publica é asfaltada e se é segura, informe-se como é o movimento na hora do evento. Internamente veja se possui mais de um acesso para a rua, se tem iluminação de emergência, extintores (carregados) e se possível tenha gerador de energia elétrica (funcionando), luzes de emergência (funcionando com capacidade para no mínimo uma hora ou mais) Questione o proprietário se existe algum material de alta combustão no forro ou paredes. Veja se possui algum tipo de climatização e exaustão. Se o evento não for no andar térreo, analise se as escadas são seguras. Veja se a cozinha possui condições físicas e higiene necessária para a preparação da alimentação no o seu evento. Se tiver som, analise se é de boa qualidade ( um simples teste de boa sonoridade é ouvir uma musica e entender com facilidade o que o cantor está cantando), veja se possui isolação acústica para eventualmente estender o seu evento até a manha do dia seguinte sem ter que receber a visita da brigada militar. Não se esqueça de ver as opções de iluminação disponível, tanto a normal como a de efeito. Variedade de equipamento de refrigeração é imprescindível. Por fim veja a disponibilidade de banheiros, se possível em mais de um lugar,e na quantidade mínima de uma pia sanitária para cada 50 pessoas. Veja se possui camarim ou outro local possível para os profissionais e homenageados se vestirem.

Horário do Evento: fique atento que no horário de verão, o começo do evento normalmente se dará ainda com sol alto, sendo que se você contratar um recepcionista recreacionista do tipo perna de pau que cospe fogo, as condições de luzes não favorecerão a apresentação do artista. Outro ponto negativo é que normalmente a temperatura ainda está estará alta, deixando os convidados incomodados. Também o impacto que a decoração proporciona na entrada dos convidados no salão ficará comprometida caso a iluminação seja ponto relevante. Se possível escolha o horário do evento um pouco mais tarde para aproveitar o acolhimento que a noite proporciona.

Moveis: existem três opções de cadeiras; plásticas, plásticas com capa e metálicas. Cadeiras plásticas, novas e do tipo bistrôs são aceitas por 60% dos locatários, os restantes se dividem na escolha por metálicas ou plásticas com capa, normalmente serão usadas em eventos de 15 anos, bodas e casamento. Certifique-se se aquele convidado especial terá cadeira adequada para ele, normalmente as cadeiras plásticas são para no máximo 140 quilos. Combine com o gerente de eventos como será oferecida a acomodação para esta pessoa sem que ela se sinta constrangida, normalmente se deixa a pessoa sentar-se e após alguns segundos se ela se não solicitar outra acomodação adequada, um parente mais intimo oferece outra opção já disponível. Em caso de cadeirante, veja se a estrutura possui elevador ou outra opção de acesso sem ter que deixar o cadeirante constrangido. Trace com o gerente de eventos uma estratégia com antecedência. As opções de mesas são variadas; 4,6,8,10 e 12 pessoas, sendo somente a de 4 tem o formato quadrado as restantes são redondas de 100 e 140 cm de diametro. Você pode usa-las mesclada, buscando afinidade entre os convidados da melhor maneira possível, (na lista de convidados fornecida ao recepcionista, constará em que mesa o convidado sentará e com quem ele sentará, desta forma todos encontrarão afinidade, terão assunto para conversar e certamente farão novas amizades).

Mesas: quantidade e disponibilização das mesas por afinidade é crucial para um evento impecável. Faça a sua lista de convidados em ordem alfabética sendo colocado ao lado do nome o numero da mesa em que tal convidado ficará. É óbvia a escolha por algum fator em comum como as pessoas do colégio, trabalho, clube, etc. A lista apresentada pelo anfitrião ao gerente de eventos deverá ser bem clara e lógica devendo ser apresentado o numero ou nome da mesa, local no salão onde ficará, quantidade de convidados e os nomes das pessoas se possível com sobrenome se existir outras como o mesmo nome, com prazo e antecedência de 24 horas. Tal lista deverá ser fornecida impressa. É indispensável a sua visita ou a de um familiar antes do evento para ver se fecha com o projeto almejado.

Decoração: Avalie com calma e somente com as pessoas próximas sem nenhum decorador junto, se todos os adereços sugeridos pelo decorador não irá poluir o visual do ambiente. Antigamente quando não se investia em estruturas para eventos, nos; salões de igrejas, CTGS, pizzaria, restaurantes e clubes se justificava encher as paredes de pregos e tencionados. Com o advento dos Studios Feast (locais prontos, 100% equipados e semi decorados) não se torna mais necessário àquela montoeira de badulaques, adereços e panos e etc que mais estão ali para justificar o preço cobrado pela firma decoradora. Muitas vezes a retirada de alguns enfeites e adereços revelava no visual existente mais estética e sofisticação. Não é permitido decorações que escondam os corrimões nas escadarias, extintores de incêndio e iluminação de emergência. Somente será permitida a colocação de pregos nas paredes se os mesmos a pedido do decorador forem pregados pelo proprietário da estrutura. (existem diversas tubulações hidráulicas e elétricas que somente a administração da estrutura sabe onde estão).

Flores: Não faz sentido o contratante solicitar ao florista que utilizem flores já desabrochadas para economizar no custo final, porem por diversas vezes os decoradores utilizaram flores quase se desintegrando, provavelmente comprada por arremate ou reaproveitada de outro evento. Embora seja só para algumas horas, a menos que lhe seja ressarcido algum valor em troca, exija que o decorador/florista utilize nos arranjos flores novas. A desculpa do calor não é justificativa para as flores estarem despetalando-se.

Materiais vinílicos expelidos ou pulverizados no ar como chuva de prata ou similares portáteis, normalmente proibidos ou permitido condicionado a cobranças de custos extras na limpeza, contaminam os pratos e talheres pelo material expelido, causando também riscos de escorregão quando em contato com o parquet ou piso úmido e acidentes quando acionado. O tempo de aproximadamente 3 segundos que os equipamentos portáteis proporcionam não compensa o custo do risco acima citado, sem contar a sujeira que ficará o salão durante toda a festa ou seja um paradoxo em relação a higiene e o esmero de detalhe na decoração do ambiente.

Alimentação: Em primeiro lugar veja a quantidade de pessoas que serão convidadas para seu evento incluindo todos os profissionais que irão trabalhar: zelador dos veículos, porteiro, recepcionista, segurança, fotógrafos, DJ, artistas, garçons, recreacionista,

cerimonialistas e etc, quantidade esta que em certos caso ultrapassam 30 pessoas. Ao contratar um Buffet bem organizado, você será questionado sobre a quantidade de pessoas extras convidadas . Existem diversas opções de Buffet, escolha não só por preço, certifique-se de quanto tempo o Buffet está operando, veja se possui nutricionista habilitado, fique atento ao cardápio. Normalmente a sobremesa é cobrada a parte, sendo no formato de Buffet ou servida. Não peça para ficar com possíveis sobras de alimentação ( por lei sanitária é proibido) a não ser no caso de algumas sobremesas e bolos. Se você utilizar o bolo como sobremesa, invista um pouco mais na qualidade do mesmo. Peça para os garçons servir em fatias pequenas, caso o convidado não se satisfazer, que o sirva novamente. A sobra do bolo é o único alimento que você consumirá após o evento com segurança. Converse com o responsável pelo Buffet que tipo de copo ou taça para o chope, refrigerante, champanha será utilizado. A cozinha é o único local que deverá ser entregue limpa e higienizada, não sendo permitido que se deixe restos de alimentação, sobre isto oriente o administrador do seu Buffet. (em certos eventos a gordura deixada no chão da cozinha, levada pelo rastro de quem lá trabalhava, contaminou todo o piso da danceteria e salão, deixando-o escorregadio e perigoso, sem falar da sujeira). Nenhuma estrutura de evento admite que os buffets deixem restos de comida descartada. Oriente o cheff de seu Buffet para que todo o resto recolhido seja levado embora na finalização de seus trabalhos. Fique muito atento quanto a quantidade de comida que deverá ser oferecida em cada prato. Normalmente cada Buffet tem um padrão de quantidade estabelecida pela demanda apresentada. É perfeitamente óbvio que pratos como salmão, camarão, picanha e outros nobres serão extremamente escolhidos a tal ponto de alguns convidados se servirem diversas vezes, podendo comprometer a disponibilidade do mesmo. Como você não pode reeducar seus convidados lhe resta duas alternativas: ou você encomenda uma quantidade fora do normal ou deixe por conta do Buffet a intermitência da reposição de tal alimento, ou seja: estará disponível, porem quando acabar, não será na hora reposto, ficando por um breve tempo o réchaud vazio.

Coktail com salgadinho: parece ser a forma mais barata e fácil de satisfazer seus convidados, o que não é verdade. Se você levar em conta que cada pessoa consome na media de 12 salgadinhos com aproximadamente 30 gramas cada, e que o cento de salgado a ponto de superar um Buffet custará a partir de U$ 20.00, verá que o custo final ficará igual, porem o evento perderá o glamour que um belo réchaud proporciona à festa, sem contar com o visual da foto da mesa do Buffet que ficará em no álbum de família talvez por diversas gerações. Porem se você ainda optar por salgadinho, não escolha o mais barato, ( normalmente os mais baratos tem como base a mesma massa e gosto). Peça para degustar antes de contratar. O salgadinho e docinho sem o papelzinho é mais barato e pratico, pois o chão e as mesas permanecerão bonitos e arrumados, na pratica o papelzinho não funciona, é um custo beneficio que não compensa. Um simples teste dos salgadinhos é prova-los e visualiza-los, devem ter gosto e cor diferente, sem contar o tamanho e a higiene necessária na sua preparação.

Rodízio de pizza ou panqueca: Fornecido normalmente por 03 horas, tendo no final as pizzas ou panquecas doces que como sobremesa, satisfaz a todos, é a escolha mais eclética e com maior aprovação. Ideal para formaturas, baladas e festas formais, é a mais saborosa e pratica opção de alimentação. A equipe monta uma pizzaria com forno de pedra em um dos bares do salão a vista de todos. O aroma das pizzas abre o apetite de todos, porem a produção para uma grande quantidade de pessoas ao mesmo tempo não é possível, sendo necessário administrar este problema servindo pizza já na entrada dos convidados, ou avisando-os com antecedência desta particularidade e divulgando que as pizzas ou panquecas serão servidas por um período de até 03 horas.

Frios na Taboa: opção mais pratica, rápida e muito sofisticada, destinada a eventos de curta duração para firmas e eventos comerciais, muito usado também em formaturas.O que mais surpreende é o baixo custo.

Mesa de Chocolates: Só feche contrato com fornecedores que aceitem montar a mesa no máximo uma hora antes do evento. Em dias quentes, nenhuma estrutura irá ligar o sistema de climatização antes do evento, só para satisfazer a vontade de algum fornecedor que indo às vezes horas antes do evento, alegando que tem outros compromissos montam, a mesa somente para mostrar serviço, pouco se importando se o cliente irá receber os produtos em condições satisfatória. Caso traga os chocolates com antecedência, deverá guardar em refrigeração para somente minutos antes da entrada de convidados, ser colocados na mesa pelos garçons. Não aceite que fornecedores condicionem o fornecimento a pagamento de taxas para a montagem da mesa, pois qualquer garçom, por menos experiente que tenha, sabe montar a mesa de doces ou chocolates.

Chope ou cerveja: o calculo por pessoa adotada, para nunca sermos surpreendido é de um 700ml a um litro por pessoa, dependendo do teor alcoólico e da época do ano (contar todos adultos e adolescente autorizados ). Aquela ideia econômica e oportuna normalmente dita por pessoas sem conhecimento de serviço de copa ou até mesmo algum parente ou amigo (quase sempre um dos que patrocinarão a festa) de que seus convidados não gostam de chope e sim de cerveja com o intuito de baratear , não convence. Todas as marcas de cerveja estão tentando vender no formato de barril de chope dando ênfase a preção de saída da bebida, o que prova que o chope é melhor. O custo do chope em media é de R$ 6,50 a R$ 8.00, você usa o que necessitar, é entregue gelado com equipamento e no local, e o que sobrar você devolve. A cerveja você terá que ir compra-la e leva-la ao salão um dia antes, terá que comprar gelo e no começo da festa deverá ser depositada junto com gelo na caixa de isopor. Normalmente, de 15 a 20% que fica dentro da lata em cima da mesa esquenta e é descartada. Sem contar o serviço de ter que recolher as latas durante a festa, e o derramamento sempre presente nas mesas e no piso. O custo final do litro de cerveja aproveitado é em media de R$ 5.50, porem o trabalho tanto de logística como o trabalho de servir é bem maior. A cerveja que sobrar você levará para casa, porem após gelar, desgelar e gelar novamente ficará com gosto e aroma de cerveja velha, embora, algumas poucas pessoas até gostem. Se você não abrir mão da cerveja fique atento ao seguinte: veja se a validade não está próxima a vencer, pois nas grandes promoções o prazo de validade normalmente não passa de 03 meses. Se você esperar promoções para comprar e guardar para o evento, certamente ela ficará com gosto de cerveja velha. Ao comprar em atacados ou similares, pergunte se o que sobrar você poderá devolver, se positivo vá comprar em outro local, porque nesse atacado você poderá comprar cerveja regelada que sobrou em outro evento. Não esqueça que os garçons durante o evento deverão ser instruídos a recolher e colocar no lixo as latas vazias ou com cerveja descartada. Fique atento também às bebidas Ice que utilizam embalagem de plástico, normalmente são de péssimo gosto. Quando comprar champanha para brindar não esqueça das taças e gelo. O tipo de champanha ideal é a de uva moscatel, 100% aprovada pelos convidados. Instrua os garçons, que a partir da metade da festa logo após o termino do Buffet, a servir um pouco menos de chopp ou refrigerante nos copos, pois a partir deste momento os convidados já estão satisfeitos servem-se apenas para socializar tomam um pouquinho e deixam o contribuindo para o desperdício.

Mesa de destilados e energéticos para os convidados se servirem: é o maior motivo de confusão, tumulto e desperdício. Preferida por todos que de alguma forma tem problemas com bebidas. Como fica totalmente liberado aos convidados que se servem sem o mínimo de parcimônia e controle, desencadeando uma situação difícil para os administradores do evento, pois no momento que a mesa é liberada, quase todos os convidados que provavelmente já estarão satisfeitos com chope e consequentemente já altos no que se refere a álcool começam a inferir vodka ficam facilmente alcoolizados, propiciando problemas com relação a segurança deles, de outros convidados e de pessoas que nada tem a ver com a festa, dentro e fora do salão alem de desperdiçar bebidas e derramar pelo chão. Caso o anfitrião não abra mão dos energéticos com vodka, o mesmo deverá ser servido por garçom em um dos bares ou similares.

Refrigerante,água mineral: A melhor maneira é ficar atento às promoções, compre sempre em formatos de dois litros, pois a maneira econômica e ideal é servir em jarras. A media segura consumida é de 700 ml por pessoa. (conte todos os adultos e adolescentes). Informe-se com o gerente de eventos da quantidade de marca e tipo preferido. Água mineral com gás utilize formato de dois litros, o formato de 600ml é desperdiçável e inoportuno por ter sua garrafa ser recolhida durante a festa. Água mineral sem gás utilize o formato de 20 litros que é 20 vezes mais econômico e pratico. (veja gráfico de consumo de refrigerante associado ao tipo e marca no menu do site).

Segurança para Veículos: deverá ser alguém da comunidade que conheça o local e todos que os rodeiam. Deverá orientar o motorista onde e de que forma deverá estacionar o veiculo. Como é a primeiro profissional a ser visto, deverá também estar vestido de possível de terno e gravata. Deverá ficar tempo integral na calçada e deverá acompanhar os convidados na hora da saída até o veiculo. Deverá avaliar se o motorista se encontra em condições de dirigir, caso não haja deverá solicitar ajuda do gerente de eventos ou familiar para achar outra forma de conduzi-lo até a sua casa. Terá que possuir uma aparência normal e simpático pois é normal os convidados sair a calçada para tomar um ar ou fumar e lá o encontra-lo, e quase sempre inquiri-lo a uma boa conversa.

Dj ou operador de som: deverá se reunir com o gerente de eventos e cerimonialista com antecedência para trocar ideias, combinar como será a cerimônia, as musicas que deverá executar tanto na cerimônia como na balada. É imprescindível testar se as mídias a serem executadas estão compatíveis com as plataformas disponíveis ( ver se toca com qualidade). Aparelhagem de som de alta definição só funcionará bem se as musicas forem gravadas em alta definição. Veja se as principais musicas a serem executas tem boa definição. Bom a cima de 200 bpis, ideal 1450 bpis. Caso o Dj utilize mesa de som, a mesma deverá estar disponível no salão horas antes para que o engenheiro de som possa testar e ajustar a impedância à aparelhagem residente. Não aceite pressão de seu Dj com, o intuito de lhe condicionar a alugar junto a sua aparelhagem. Escute a reprodução do equipamento da estrutura alugada e compare com a aparelhagem de seu Dj. Se contratar aparelhagem, não se esqueça de que ela ocupará espaço e interferirá na estética do ambiente. Normalmente as estruturas de eventos possuem disponíveis inúmeros contatos de Dj que lá trabalharam. A diferença entre Dj e operador de som é que o Dj tentará apresentar um show, onde só é possível ser feito com musicas compostas para este fim, enquanto que o operador de som utilizará recursos cibernéticos modernos para colocar as musicas escolhidas por você na hora que você quiser. Em certos casos na hora do Buffet quando é exigido somente fundo musical em play list com baixo volume de som, o operador de som poderá ser remanejado e auxiliar no bar contribuindo naquele momento para o bom atendimento aos convidados.

Musicas a serem reproduzidas na hora da cerimônia: escolha não somente baseada na letra e musica, mas leve em consideração a sonoridade da mesma. Escolha musicas gravadas em resolução alta descartando as baixas disponíveis na web, caso não seja possível, opte pelas gravadas comprimidas em rar. O ideal seria tira-las diretamente do cd original e copiada em (.wma) 1440 bps bem diferente de algumas de 70 bps copiadas da internet normalmente utilizadas nas produções.

Garçons: Se você nunca produziu um evento numa estrutura fora de sua residência, firma ou outro lugar que você tem acesso, e se a quantidade de convidados não passaram de umas trinta pessoas, é óbvio que você não tem conhecimento prático de como funciona um evento com fornecimento de alimentação. Quando contrata-los fique atento pela vestimenta adequada que seria no mínimo um sapato preto lustrado, causa preta e camisa branca com gravata. Veja que qualidade de serviços você deseja: TOP é (um) garçom para cada 10 pessoas, BOM (um) para cada 30 e normalmente utilizado na maioria dos eventos (um) garçom para cada 50 pessoas que devido ao custos e benefício é adotado pela maioria dos contratantes. Fique atento que na hora do rush, no momento do evento que decorre da foto para a liberação do Buffet, sempre haverá falta de garçons tendo isto que ser administrado com muita calma pouco adiantando ir reclamar para o maitre que sabendo da situação naquele momento está focado e empenhado em auxiliar os garçons, é muito bem vindo da parte do anfitrião avisos da existência de algum convidado que exaltado está reclamando do atendimento, pois isto é muito normal. Ou você aceita esta condição ou contrata um garçom para cada 10 pessoas, que onerará o custo não somente pelo valor pago a ele, mas também sua alimentação, pois bem ou mau ele também se alimentará como qualquer outro convidado, sendo que depois que tal momento passar, você verá a área dos garçons lotada de profissionais sem ter o que fazer, e você arcando com o custo de tudo.

Outra situação muito comum, é na hora antes da cerimônia de abertura, o contratante /homenageado vendo pessoas sentadas e estando as traças/copos vazios e limpos acharem que os garçons não serviram estes convidados. Mas o que na maioria das vezes o que acontece é que de fato as pessoas não quiseram nada na hora que o garçom passou pela mesa e lhes ofereceu algo, mas na hora em que o homenageado/contratante passa pela mesa , e os indaga porque ainda não foram servidos, eles por educação resolvem aceitar alguma bebida. Tal situação confunde o homenageado/contratante, mas nem por isto ele deve deixar de avisar os garçons quando notar alguém sem ser servido.

Lembre-se que a cota normal de 50 pessoas servida por um garçom só será possível com uma pessoa na preparação no bar da copa. Após os convidados ficarem satisfeitos e irem se servirem da sobremesa, os garçons deverão aproveitar a ausência dos convidados na mesa para recolher os pratos servidos, talheres, guardanapos, taças de champanha e lixo em geral. Após as 2,30hs já na balada, normalmente já satisfeitos a maioria dos convidados começam a aceitar bebida somente para socializar e deixam desperdiçando no copo. Neste momento deve-se suspender o atendimento no salão e continuar sendo servido no bar, para aqueles que de fato querem beber sem desperdiçar. Tal procedimento é o mais adequado por também trazer mais segurança para todos pelo fato dos garçons não terem que circular com jarras entre os convidados que lotam a pista de dança.

Contrate-os para servir as bebidas até o final da festa e se revezar com os outros para, recolher, lavar e colocar na caixa os copos e taças. Nunca libere o garçom, isto é competência do maitre ou gerente de eventos. Se tiver qualquer duvida fale com o gerente de eventos.

Cerimonialistas: sempre dê preferência para cerimonialista com boa voz, informe-se se não se trata de um gritador (cerimonialista que não possuindo voz de locutor tenta compensar, passando o tempo todo gritando com o microfone colado na boca) e depois coloca o defeito nas condições da aparelhagem. Marque uma reunião para ouvi-lo e se você contrata-lo exija uma reunião na semana do evento com o dj e possível produtor.

Balada: em caso de balada no salão do cerimonial ou na danceteria, quando tiver convidados exclusivos somente para esta parte do evento, sugerem-se o seguinte procedimento; os adolescentes, rapazes e moças desacompanhados dos responsáveis apresentaram na entrada a carteira de identidade e dependendo do caso passará pelo sensor de metal. Armas de fogo e armas brancas serão guardadas no cofre e entregue somente aos responsáveis caso seja menor de idade. Caso alguém que estiver na balada saia, só poderá retornar com autorização do locatário (muitos foram surpreendidos saindo para fora para consumir drogas ilícitas e em outros casos saíram para buscar outros indivíduos, normalmente já alcoolizados e as vezes suspeitos) . Torna-se necessário um plano de contenção de bebidas alcoólicas para os menores. Em caso de uso de material pirotécnico, terá que ser adotado precauções e preparação, informe-se com o gerente de eventos da possibilidade de utiliza-los.

Bartenders e barmens: Peça para conhecer os profissionais que irão trabalhar no seu evento. Muitas vezes os locatários ficam decepcionados com a estatura dos mesmos. Ao contratar os serviços através de empresários, ficam com a ideia de que se trata de pessoas já adultas, malhadas com estatura de modelo, porem na hora do evento se deparam com pessoas de estatura normal, adolescentes , e muitas vezes até franzinas. Outro detalhe é a utilização de bares metálicos montados em algum lugar na danceteria. Em locais comuns como salões de restaurantes, igrejas, pizzaria até se faria necessário, mas em estruturas que já possuem bares, em muitos casos até bares de granitos estilizados, os bares trazidos pelos barmen alem de tirar espaço da danceteria ficam feios, pouco estéticos não se harmonizando com o ambiente sem contar que não são muito higiênico por não possuir pia. O gelo seco utilizado nos drinks por ser material de poucos fornecedores, deverá ser fornecido pela empresa dos bartenders.

Foto/filmagem: Informe se a câmera de vídeo possui saída de vídeo para possível conexão de link para reprodução da imagem ao vivo nas telas e telão na hora do evento. Veja da possibilidade de impressão no local, de fotos sublimadas que servirá de lembrança para os convidados. Se fornecido algum tipo de mídia para reprodução no evento que as mesma estejam separadas e em cartão de memória ou pendrive, e que impreterivelmente sejam entregues 24 horas antes do evento. Lembre-se que o foco da festa é o homenageado. Se o fotografo quiser instalar sua supermegaimpressora de foto no meio do salão só para aparecer não aceite, pois alguns salões possuem locais nos bastidores apropriados para isto. Fique atento também da aparência e vestes dos fotógrafos e cinegrafistas, alguns vem de tênis branco e até propaganda nas costas. O mesmo fotografo que instalou a impressora de foto na mesa do bolo trouxe dois auxiliares, um nanico de 1,40 de altura que segurava o microfone, ele de estatura normal que gravava o vídeo e outro de 2,10 com 160 kg que ficava atrás segurando uma haste com o spot iluminador.

Em caso de tresh nas festas de 15 anos, oriente seus familiares, principalmente a aniversariante a não conversar muito com os rapazes que estão trabalhando, pois depois no evento, estes pseodos profissionais se acharão com o direito de deliberar sobre ou negligenciar no que se refere a sua função no evento. Em um caso cômico acontecido um cinegrafista em vez de ficar a frente do salão captando imagens ao vivo para as pessoas que atentamente dentro do salão olhavam as telas, resolveu entrar na limusines e solicitou para o motorista das voltas na quadra, enquanto a aniversariante aguardava a chegada de convidados atrasados.

Em caso do uso do link (aparelho que reproduz no telão imagens ao vivo da câmera) solicite ao cinegrafista um pedestal e deixe claro ao contrata-lo que deverá captar as imagens, independente de ter ou não condições físicas para enquadrar a câmera, estando cansado ou não, isto é um problema que deve ser solucionado pela empresa contratada para tal fim.

Cartazes e Baners: solicite que a impressão da imagem seja fosca,( o brilho interfere na visualização da imagem). Deverá ter acabamento somente na ponta superior e inferior e do tipo canhão ( bainha onde é enfiado um bastão redondo de madeira com acabamento nas pontas).

Identificação de Profissionais: todos os profissionais que forem operar na estrutura deverá ser cadastrados na entrada, nome, endereço, telefone, função e declaração de não ter nenhum vinculo empregatício com o proprietário do prédio onde o evento acontecerá.

Como você deve proceder/sentir-se na festa: calma e confiança nos contratados é fundamental. Se prepare para estar nervoso/a, podendo rolar alguma paranoia ou xilic, o que é normal e esperado dos homenageados e parentes que organizam, (a menos que vocês façam eventos seguidamente). Mas os verdadeiros profissionais que trabalham no ramo não levarão a serio, continuarão fazendo o determinado no foco principal sem nenhuma mágoa ou revanchismo, pedir desculpa após a reclamação acintosa será fundamental para você mesmo se sentir melhor, pois terá que solicitar e conviver com estas pessoas mais algumas horas, sendo talvez uma das horas mais marcante de sua vida. Não fique o tempo todo tirando a atenção dos decoradores, faxineiros e técnicos achando que fiscalizando você estará ajudando na preparação do evento, pois os mesmos já estão acostumados e sabem o que estão fazendo e a hora que deve ser feito. Se por descarga de consciência você quiser estar no salão durante toda a preparação o que não aconselhamos e quase estamos proibindo, se detenha a somente observar assim estará de fato nos ajudando. Lembre-se que tudo está fora de local, na hora da chegada dos convidados estará no seu lugar.

Não espere que o seu evento seja totalmente perfeito, igual a uma produção de tv, que mesmo ao vivo, possui em quase toda a sua produção um delay com tempo suficiente para ser regravado. A sua festa será realmente ao vivo, mas tudo poderá ser ensaiado por diversas vezes.

O excesso de zelo, mais atrapalha do que ajuda. Em um evento de 15 anos em nossa estrutura veio a família toda gerenciar a preparação do salão. Como seria utilizado a danceteria para a balada a partir da meia noite a mãe resolveu que de tarde deveria estar limpa e polida, porem na entrada do Buffet toda a limpeza foi perdida, assim como a limpeza de alguns banheiros, pois talvez ela não tinha a ideia que os funcionários poderiam ter necessidades fisiológicas. No balcão do bar da danceteria estavam sendo carregadas as bateria do nobreik do DJ, baterias dos adereços, dvd e link, pendrive com musicas e clips da festas e outras ferramentas. O irmão da aniversariante achando que estava ajudando recolheu tudo dentro de um carrinho de criança que estava ao lado e colocou-o na área do deposito. Quando o gerente de eventos e DJ foram procurar os equipamentos não encontraram. Depois de sua decisão equivocada foi para casa contente pensando que havia cumprido o seu dever e se arrumar para o evento , enquanto os profissionais perdiam valioso tempo tentando substituir os equipamentos e regravar os clips e tudo que seria utilizado na festa. Sendo que o carrinho com os equipamentos só foi descoberto uma semana depois quando em outro evento a mãe de um, bebe o solicitou.

Fique muito atento/a que em uma festa como qualquer outro lugar no mundo e a qualquer tempo, normalmente existem pessoas que você nunca imaginaria tem ciúmes de você e pode está torcendo para dar algo errado. São estas pessoas que lhe instigarão e inventarão fatos com o intuito de lhe estabilizar e produzir crise no momento mais importante de sua vida, isto é comum no ser humano e você terá que administrar isto. É normal elas darem uma de engenheiro de obra pronta que após ver algo pronto ou já preparado bota defeito e começa a dizer como deveria ser feito, ou a fatal da mesa 13 que passa o tempo todo se achando e quando vê você alegre e deslumbrante no meio do salão vai ao seu encontro e diz que o garçom falou que não tem mais refri ou durante ou depois da festa no outro dia inventa ou amplia fatos “ou seja” faz um tsumani em um copo d`agua.

Você deverá esperar que os organizadores e profissionais façam tudo para realizar as suas fantasia, porem não espere que os seus convidados façam o mesmo. Atrasos no cerimonial por motivos diversos geralmente são aceitos, porem condicionar o fornecimento de algum tipo de bebidas ao termino da cerimônia, deixam os convidados desconfortáveis, principalmente se não houver nenhum tipo de petiscos servidos na entrada. Proibir de ser servido cerveja/chope no começo do evento não é aconselhável, a não ser por motivos religiosos.

Deveres do homenageado/contratante: apresentar a lista de convidados como acima descrito, avisar sobre alguma particularidade de alguns convidados, por ter dificuldades de locomoção, problemas com bebidas, comportamento etc. Conferir antes da festa se as mesas foram colocadas no local escolhido e se a afinização dos convidados (lista de nomes dos convidados de cada mesa) está correta. Pagar os valores acordados na data acertada. Em caso de aumento do número de convidados na ultima hora, combinar com antecedência como será e quando será o ressarcimento de tais valores. Se inteirar de tudo que foi danificado ou subtraído pagando ou repondo no primeiro dia útil. Conferir antes do evento se alimentos, guloseimas ou outros trazidos pelo contratante foram colocados nas mesas e conferir as quantidades. Caso haja alguma dificuldade, problema ou outra condição durante o evento, avisar o gerente de evento de tal deficiência no momento do acontecimento. Tomar providencia urgentes quando solicitado com relação a convidados com comportamento inoportuno tanto dentro como fora do salão no evento ou após ele, com relação a algazarra e até mesmo reprodução de som automotivo em alto volume. Não permitir que menores desacompanhados dos pais (não admitimos amigo ou parente de maior que não os pais se responsabilizem pelo menor) e caso haja algum quadro de embriagues o contratante/homenageado deverá estar presente e dar toda a assistência. Não permitir que maiores peguem bebidas alcoólicas no bar e repassem aos menores durante o evento.

Conclusão: Se você se considera apto para gerenciar seu evento, parabéns!, mas se você quiser ser somente mais um convidado, e aproveitar o máximo de sua festa, solicite serviços de um produtor de eventos.

Todas as situações acima descritas foram baseadas em acontecimentos reais em nossa estrutura. Se tal situação foi a que aconteceu com você, nos desculpe por divulgar, pois não queremos que se repita com um possível anfitrião que poderá lhe convidar para novamente estarmos junto comemorando, agora com mais êxito.

Conforme situações inéditas aconteçam, serão aqui relatadas, e este estará a disposição no site www.greenhouse,eev.com.br . Atualizado em março de 2014

Como levamos muito a serio a confiança que você nos depositou esperamos que receba este documento como uma ajuda e não somente como um dispositivo para nos eximirmos de qualquer responsabilidade.

O seu evento é tão importante para você quanto como para nós, pois é do perfeito desenvolvimento dele que nós, e todos que nos rodeiam dependem.

Recebi este manual e fico ciente de todas as situações aqui apresentadas, com ênfase as grifadas com caneta marca texto.

Cachoeirinha, ___de_____________de 20___

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Anfitrião locador do imóvel para evento no dia____de________________de 20......

PRODUZIDO POR GREEN HOUSE STUDIO FEAST